SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 1

1.   PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN.

· Pemahaman Dasar Pemecahan Masalah Dan Pembuatan Keputusan

Masalah masalah yang kompleks sering terjadi di perusahaan perusaahan. Di sini di tuntut peran manajer untuk memecahkan masalah tersebut sebagai pembuat keputusan. Dalam memecahkan suatu masalah manajer mengidentifikasi,  mengembangkan, menyeleksi,menerapkan dan menindak lanjuti untuk memastikan bahwa kapan solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.
Manajer juga perlu melakukan pendekatan ke sebuah Sistem untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah yang tidak merugikan perusahaan.

·       · Tahapan Pemecahan Masalah Dengan Menggunakan Pendekatan Sistem

1.     Usaha Persiapan

·       Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

·       Mengenal sistem lingkungan.

·       Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

1.     Usaha Definisi

·       Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

·       Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7. Mengevaluasi sumber daya output.

1.     Usaha Pemecahan

·       Pertimbangan alternatif yang layak.

·       Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.

·       Memilih solusi terbaik.

·       Menerapkan solusi.

·       Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

· Faktor Manusia Yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah

1. Merasakan masalah

Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem solving styles) mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah.

– Penghindar masalah (problem avoider)
manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan.

– Pemecah masalah (problem solver)
manajer ini tidak mencari masalah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

– Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

2. Mengumpulkan Informasi

– Gaya teratur (preceptive style)
manajer jenis ini mengikuti management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

– Gaya menerima (receptive style)
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

3. Menggunakan informasi

– Gaya sistematik (systematic style)
manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

– Gaya intuitif (intuitive style)
manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

2.   DASAR-DASAR PEMROSESAN KOMPUTER.

ARSITEKTUR KOMPUTER

􀂉 Central Processing Unit (CPU) mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah input menjadi output.
􀂉 Unit pengendalian (control unit) membuat semua unit bekerja sama sebagai suatu sistem.
􀂉 Misalnya prosesor dan arithmetic and logic unit (ALU) merupakan tempat berlangsungnya operasi perhitungan logika serta mengolah isi penyimpanan primer.
􀂉 Penyimpanan sekunder menyediakan tempat untuk menyimpan program dan data saat tidak digunakan.

 PERALATAN INPUT

Perangkat input adalah perangkat yang dapat memasukan data dan perintah kepada komputer untuk kebutuhan lebih lanjut. Input juga dibagi dua yaitu input sinyal dan maintenance. Input sinyal adalah data atau program yang dimasukan ke dalam sistem komputer. Sedangkan maintenance adalah program yang digunakan untuk mengolah data input sinyal.

a. Keyboard

Unit input yang paling popular, dimana pengguna memasukan data dengan menekan tombol-tombol yang tepat.

b. Alat Penunjuk

·       Mouse

·       Trackball

·       Touch Screen

·       Light Pen

·       Unit Remote Control

c.  Alat Input Otomatis Data Sumber

·       Alat Pembaca Optis, alat input yang membaca data dengan menyinari suatu sinar terang di atas data dan kemudian menangkap citra yang terpantul pada matriks sel-sel photoelectric. Contoh : Scanner, OCR (Optical Character Recognition), OMR (Optical Mark Reader)

·       Alat Pembaca Magnetis, alat pembaca yang menggunakan tinta khusus yang berisi zat yang dapat diberi muatan magnet. Contoh : MICR (Magnetic Ink Character Recognition).

d.  Alat Input Pengenal Suara

Unit pengenal suara (speech recognition unit)

·       Mikropon

·       Automatic Speech Recognation (ASR)

·       Touchtone

e. Alat Input Video

Video Camera recorder atau Camcoder

f. Alat Input Penerima Gerak

·       Headset

·       Glove

·       Walker

PEMROSESAN PUSAT DAN PENYIMPANAN SEKUNDER

􀂉 Penyimpanan komputer (computer storage) ada dua bentuk dasar yaitu primer dan sekunder.
􀂉 Penyimpanan primer biasanya disebut main memori.
􀂉 Tehnologi IC utk menyediakan random access memori (RAM) yg digunakan utk menyimpan perangkat lunak dan data
􀂉 Read Only Memori (ROM) untuk menyimpan material seperti intruksi pada saat komputer dinyalakan dan cache memori.

 PERALATAN OUTPUT

Dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Softcopy, terdiri dari dua jenis :

·       Monitor : CRT dan Layar Datar (LCD, EL, Plasma)

·       Audio

2. Hardcopy, terdiri dari :

·       Printer : Impact, Thermal, Inkjet, Laser, Multifungsi

·       Plotter : Pena, Electrostatis, Thermal, Pemotong, Format Le bar

·       Computer Output Microfilm (COM)

 SOFTWARE

Perangkat lunak terbagi menjadi dua, yaitu :

SISTEM OPERASI

A.    Perangkat Lunak Sistem

1.     Perangkat lunak yang melaksanakan tuga-tugas dasar tertentu yang diperlukan semua pemakai computer.

2.     Ada tiga jenis dasar perangkat lunak sistem :

·       Sistem Operasi, berfungsi sebagai interface antara pemakai, perangkat lunak yang memproses data perusahaan dan perangkat keras.
Contoh : Windows XP, DOS, UNIX

Ada enam fungsi dasar sistem operasi :

1.     Menjadwalkan Tugas

2.     Mengelola sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak

3.     Menjaga keamanan sistem

4.     Memungkinkan pembagian sumber daya untuk beberapa pemakai

5.     Menangani Interrupt

6.     Menyiapkan catatan pemakaian

·       Program Utility, suatu routine yang memungkinkan pemakai untuk melaksanakan operasi pemrosesan data dasar tertentu yang tidak unik pada satu aplikasi pemakai tertentu.

·       Penerjemah Bahasa Komputer

– Bahasa Generasi Pertama, Bahasa Mesin (machine language)

– Bahasa Generasi Kedua, Assembler

– Bahasa Generasi Ketiga, Compiler dan Interpreter

– Bahasa Generasi Keempat, Bahasa Alamiah 4GL, memungkinkan programmer atau pemakai menginstruksikan computer apa dan bagaimana operasi tersebut dilakukan. Di Bawah ini yang termasuk kedalam generasi bahasa keempat :

1.     Database Query Language

2.     Modelling Language, khusus dirancang untuk pembuatan model matematika. Contoh : GPSS

3.     Very High Level Language : PASCAL, APL

4.     Graph Generators : paket grafik

5.     Report Writer : COBOL, RPG

6.     Aplication Generators : program aplikasi pembayaran gaji

APLIKASI

1. Pemrograman Sendiri

Perusahaan menempatkan spesial informasi untuk melakukan tugas merancang sistem berbasis computer yang memenuhi kebutuhan unit perusahaan.

2. Paket Jadi

Ada empat kelompok besar :

·       Paket Aplikasi Bisnis Umum

·       Paket Aplikasi Khusus Industri

·       Paket Aplikasi Peningkatan Produktivitas Organisasi

·       Paket Peningkatan Produktivitas Perorangan

PERANAN PERALATAN INPUT DAN OUTPUT SERTA SOFTWARE DALAM PEMECAHAN MASALAH

Keseluruhan komponen perangkat input, output dan software dapat berperan langsung maupun tidak langsung dalam pemecahan masalah. Semuanya saling behubungan dan mendukung kegiatan satu dengan yang lainnya. Perangkat input dan output berperan dalam proses penyelesaian masalah dalam hal perangkat keras, sedangkan perangkat lunak, baik sistem maupun aplikasi membantu para manajer untuk meningkatkan produktivitas organisasi dan perorangan, dengan menyederhanakan penciptaan dan transmisi data.

3.   DATABASE.

HIRARKI DATA            

Perusahaan secara tradisional mengorganisasikan data mereka dalam suatu hirarki yang terdiri dari elemen,catatan (record) dan file.

·   Elemen data (data element) adalah unit data terkecil, tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Dalam catatan gaji, elemen data berupa nama, nomor pegawai, nomor jaminan sosial, upah dan jumlah tanggungan.

·   Catatan (record) merupakan satu tingkat hirarki yang lebih atas. Satu record terdiri dari semua elemen data (field) yang berhubungan dengan obyek atau kegiatan tertentu.

·     Semua record yang sejenis disusun menjadi satu file. File adalah suatu kumpulan record data yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu.

Karena itu, hirarki data tradisional adalah 

·                File

·                 Catatan

·                Elemen data

File adalah tingkat tertinggi dan elemen data adalah tingkat terendah.

MANAJEMEN DATA

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya perusahaan akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pengguna/pemakai.    

Kegiatan Manajemen Data

a)    Pengumpulan Data

Data yang diperlukan dikumpulkan  dan dicatat dalam suatu formulir yang disebut dokumen sumber yang berfung si sebagai input bagi sistem.

b)   Integritas dan pengujian

Data tersebut diperiksa untuk meyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya.

c)    Penyimpanan

Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetic atau piringan magnetik.

d)   Pemeliharaan

Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya data tetap mutakhir.

e)    Keamanan

Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.

f)    Organisasi

Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai

g)   Pengambilan

Data tersedia bagi pemakai

PENYIMPANAN SEKUNDER

Semua komputer meliputi sejenis penyimpanan sekunder untuk melengkapi penyimpanan yang berada dalam CPU dengan mengacu pada penyimpanan berurutan dan penyimpanan akses langsung.

Ø Penyimpanan Berurutan

Penyimpanan berurutan (sequential storage), adalah suatu organisasi atau penyususunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari satu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan tertentu. Sebagian media penyimpanan komputer hanya dapat memproses data yang disusun secara berurutan. Contohnya yaitu  Pita magnetik.

Penyimpanan Pita Magnetik

Pita magnetik yang digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yang sama dengan pita audio. Dalam hal pita komputer, data dicatat dalam bentuk bit-bit megnetik. Bit-bit itu mewakili tiap karakter disusun melintang terhadap lebar pita. Kerapatan pencatatan biasanya dapat mencapai 1.600 bit per inci (bpi). Media pita magnetik pertama terdiri dari gulungan besar, tetapi sekarang cartridge lebih disukai karena dapat menyimpan lebih banyak data dan lebih sedikit memerlukan tempat. Sebagian besar sistem komputer mainframe memiliki satu atau beberapa tape unit dan tape drive yang membaca dan menulis data pita baik dalam bentuk gulungan atau catridge. Catridge tidak mengubah cara penggunaan pita magnetik, baik gulungan maupun catridge merupakan prinsip yang sama.

Memperbarui file pita magnetik

Sejumlah file yang menyediakan gambaran konseptual dari perusahaan tersebut file master. Ada file master persediaan, file master pelanggan, file master pegawai, dsb. Tiap file master berisi data tentang suatu subyek tertentu. File master diperbarui dengan data dari file transaksi. Suatu file transaksi berisi data yang menggambarkan kegiatan perusahaan seperti penjualan, pembelian, dan waktu kerja pegawai

Pengunaan pita magnetik

Pita magnetik sangat cocok untuk dgunakan sebagai medium penyimpanan historis. Perusahaan dapat menyimpan data pada pita dan menyimpan pita tersebut sebagai catatan kegiatan bisnis. Pita magnetik juga digunakan sebagai file backup dari file master yang tertulis pada alat penyimpanan akses langsung. Pita magnetik dapat pula berfungsi sebagai medium input. Sebagai cash register di toko eceran menyertakan unit pita magnetic yang mencatat data saat penjualan terjadi. Setelah, toko tutup, komputer sentral, mungkin di kota lain, secara otomatis mengambil data dari pita itu. Akhirnya Pita magnetik dapat berfungsi sebagai medium komunikasi yang dapat dikirimkan melalui pos. perusahaan yang lebih besar diharuskan menyerahkan data pajak mereka ke IRS secara demikian

Ø Penyimpanan akses langsung

Penyimpanan akses langsung (direct access strorage), adalah suatu cara mengorganisasikan data yang memungkinkan record-record ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan. Unit perangkat keras yang memungkinkan hal ini disebut DASD (direct access strorage device). DASD memiliki mekanisme membaca dan menulis yang dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan.

Penyimpanan piringan magnetik

Piringan (disk) yang digunakan untuk mencatat data komputer biasanya terbuat dari metal dan dilapisi bahan perekaman yang sama dengan pita magnetik. Beberapa piringan dapat disusun menjadi suatu tumpukan piringan (disk stack) vertikal. Jalur adalah suatu pola melingkar dari bit – bit data. Tumpukan piringan dimasukkan dalam suatu disk drive atau disk unit.

Pembuatan alamat catatan

Ada tiga pendekatan dasar untuk menghasilkan alamat yang diperlukan DASD untuk mengakses suatu catatan. Pendekatan tersebut adalah direct, hashing, dan indexed sequential.

Direct addressing. Pada direct addressing, kunci catatan (record key) berfungsi sebagai alamat. Kunci (key) adalah elemen data yang mengidentifikasi catatan suatu file. Penerjemahan langsung dari suatu kunci file menjadi alamat penyimpanan di piringan sangat tidak lazim dalam aplikasi bisnis. Sangat sedikit file yang memiliki kunci-kunci yang cocok untuk digunakan sebagai suatu alamat.

Hashing. Menghitung alamat dari kunci itu dapat dilakukan. Alamat diubah oleh suatu algoritma yang disebut hashing scheme atau randomizing formula untuk menghasilkan alamat. Overflow area adalah suatu bagian dari DASD yang dicadangkan untuk penyimpanan catatan – catatan yang kuncinya telah ditentukan. Kunci – kunci duplikat itu disebut synonym.
      Indexed sequential. Jika suatu file diorganisasikan secara indexed sequential, catatan – catatan dicatat pada piringan secara berurutan. Kemudian kunci catatan ini dan disk address-nya ditempatkan dalam satu file atau tabel tersendiri yang disebut indeks.

Memperbarui File DASD

Gambar diatas menggambarkan cara pemeliharaan file dilakukan pada file DASD. Data transaksi dimasukkan dengan menggunakan online keydriven device seperti terminal CRT. Tetapi medium input apapun dapat digunakan. Selain itu, data transaksi tidak perlu dalam suatu urutan tertentu. Karena mekanisme akses dapat diarahkan ke catatan manapun untuk membaca atau menulis pada lokasi tersebut. File kedua tidak perlu dibuat, seperti halnya pita magnetik. Selanjutnya catatan yang telah diperbarui ditulis ulang ke lokasi asalnya.

Penggunaan DASD

DASD adalah medium file master yang baik. File-file dapat diperbarui saat transaksi terjadi, mengasilkan catatan kegiatan perusahaan yang mutakhir. Pengunaan lain yang terpopuler adalah sebagai medium penyimpanan sementara untuk menampung data semi-terproses. Misalnya, data dapat ditransfer dari satu program ke program lain dalam bentuk piringan. DASD dapat pula digunakan sebagai medium input dengan cara yang sama seperti pita magnetik. DASD tidak baik untuk penyimpanan historis, karena tumpukan piringan lebih mahal daripada gulungan pita atau catridge.

HUBUNGAN PENYIMPANAN SEKUNDER DENGAN PEMROSESAN

Terdapat  dua cara utama untuk  mengolah data.Pengolahan batch dan pengolahan online.

Pengolahan batch mencakup pengumpulan semua transaksi dan pemrosesan sekaligus,

dalam batch. Pengolahan online mencakup pengolahan transaksi satu persatu, kadang

saat terjadinya transaksi itu. Karenanya berorientasi transaksi maka sering

disebut pemrosesan transaksi.

Pengolahan Batch

Gambar diatas adalah suatu bagan arus sistem yang menggambarkan pengolahan batch.

Tujuan dari sistem ini adalah memperbarui tiga file master – persediaan, piutang dan

analisis penjualan. File pertama yang diperbarui adalah file persediaan, yang disusun dalam urutan nomor jenis barang. Karena catatan-catatan transaksi harus dalam urutan yang sama dengan file master, catatan-catatan itu disortir dalam langkah 1, dan file persediaan diperbarui dalam langkah 2. Langkah 3 dan 4 memperbarui file piutang, dan langkah 5 dan 6 mengerjakan hal yang sama pada file analisis penjualan.

Pengolahan Batch adalah cara paling efisien untuk menggunakan perangkat keras komputer karena merupakan proses jalur perakitan (assembly-line). Kelemahan utama dari sistem ini adalah kenyataan bahwa file baru menjadi mutakhir setelah dilakukan siklus harian. Ini berarti manajemen tidak selalu memiliki informasi paling mutakhir yang menggambarkan sistem fisik.

Pengolahan online

Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi file yang ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan online adalah penyimpanan piringan magnetik.

Gambar diatas menggambarkan pendekatan online untuk memperbarui tiga file yang sama seperti contoh batch. Setiap transaksi diproses pada semua file master yang berkaitan sementara data transaksi berada dalam penyimpanan primer. Catatan persediaan yang sesuai dibaca pada penyimpanan primer, diperbarui dengan data transaksi, kemudian ditulis kembali pada DASD. Kemudian catatan piutang diperbarui dengan cara yang sama, dilanjutkan catatan analisis penjualan. Ketiga file DASD tersebut diperbarui sebelum transaksi selanjutnya dimasukkan.

Sistem real-time adalah suatu sistem yang mengendalikan sistim fisik. Sistem ini mengharuskan komputer merespons dengan cepat pada status sistem fisik. Istilah realtime digunakan untuk menggambarkan sistem online yang bereaksi pada kegiatan sistem fisik secara cukup cepat sehingga dapat mengendalikan sistem itu. Sistem ini adalah bentuk khusus dari sistem online yang diperluas kemampuannya dengan menggunakan sumber daya konseptual untuk menentukan operasi dari sistem fisik.

ERA SEBELUM DATABASE

Era penggunaan komputer yang ada sebelum konsep data database ditandai dengan pengulangan data (data redundancy), ketergantungan data (data dependency), dan kepemilikan data yang tersebar (diffused data ownership).

Pengulangan Data

Awalnya perusahaan memproses data secara manual dan dengan punched card dan keydriven machine, semua keputusan yang berhubungan dengan data dibuat secara individual tanpda memperhatikan keseluruhan rencana data. Hasilnya adalah pengulangan data atau duplikasi. Akibat dari duplikasi sangat buruk, satu masalahnya karena tidak ada standar dalam penamaan elemen-elemen data. Masalah lain adalah tidak adanya keselarasan dalam memperbarui data duplikat.

Ketergantungan Data

Ketergantungan data mengacu pada penggabungan yang erat antara spesifikasi data dan program komputer. Setiap kali suatu file berubah, semua program yang mengakses file itu harus dimodifikasi. Dalam beberapa kasusu, semua program yang mengakses file yang berubah itu tidak teridentifikasi sampai program-program itu gagal.

Kepemilikan Data yang Tersebar

Sangat sulit untuk menyeragamkan kepemilikan dan standardisasi data bagi suatu sistem informasi. Para spesialis informasi tampaknya tidak mampu menghasilkan sistem-sistem yang memberikan informasi yang konsisten, akurat,dan dapat diandalkan.

KEBANGKITAN ERA DATABASE

Pada era sebelum dipergunakannya database, terdapat kendala pada medium penyimpanan, dimana record pada pita magnetik harus diproses secara berurutan. Oleh karenanya dicari jalan keluar dengan cara mengarah ke organisasi logis (logical organization) yaitu mengintegrasikan data dari beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat data. Dan organisasi fisik (physical organization) merupakan cara komputer melihat data – sebagai file-file yang terpisah.

Selanjutnya berbagai cara dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut dengan menggunakan integrasi logis, yaitu menggunakan inverted files dan linked list.

Inverted file adalah suatu file yang disimpan dalam suatu urutan tertentu, tetapi suatu indeks yang menyertainya memungkinkan catatan-catatan dari file itu dipilih dalam urutan yang berbeda. Inverted file dirancang untuk memecahkan jenis masalah yang berupa permintaan manajer atas laporan yang hanya mendaftarkan catatan-catatan  tertentu dalam suatu file.

Linked list  adalah suatu file yang berisi link field dan berfungsi menghindari penggunaan indeks untuk mendapatkan akses yang lebih cepat. Inverted file dan linked list memberikan suatu cara untuk mengintegrasikan secara logis catatan-catatan yang tersebar secara fisik  dalam satu file. Juga terdapat kebutuhan untuk mencapai hasil yang sama antara beberapa file.

Integrasi Logis antara Beberapa File

Suatu modifikasi bahasa pemrograman COBOL dengan menggunakan link untuk saling menghubungkan record-record dalam satu file dengan record-record yang berhubungan secara logis di file-file lain. Sistem ini disebut IDS (integrated data store) dan merupakan langkah awal menuju satu database terintegrasi dari beberapa file. 

KONSEP DATABASE

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. DASD harus digunakan. Gambar dibawah menunjukkan bahwa banyak file perusahaan dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari catatan-catatan dalam banyak file ini disebut konsep database. Garis-garis dalam gambar mewakili integrasi logis. Dua tujuan dari konsep data adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi adalah kemampuan untuk memproses data dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi data dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

Saat perusahaan mengadopsi konsep database, hirarkhi data menjadi :

·      Database

·      File

·      Catatan

·      Elemen Data

STRUKTUR DATABASE

Integrasi logis file dapat diperoleh dengan hubungan eksplisit  dan hubungan implisit.

Hubungan eksplisit

Inverted index dan link field menetapkan hiubungan eksplisit antara data yang terintegrasi  secara logis dalam file yang sama. Indeks dan field ada secara fisik dan harus disatukan kedalam file saat dibuat. Satu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan-catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan-catatan tersebut dalam suatu hirarkhis. Ini disebut struktur hirarkis, dimana setiap catatan pada suatu tingkat dapat dihubungkan ke berbagai catatan setingkat lebih rendah.

Meskipun struktur hirarkis mempunyai kemampuan luar biasa dalam mengatasi kendala-kendala fisik, namun penggunaan hubungan eksplisit tersebut  masih mempunyai kelemahan

Hubungan implisit

Hubungan antar catatan yang tidak harus dinyatakan secara eksplisit, link field khusus tidak perlu disertakan dalam catatan. Pendekatan ini disebut dengan struktur relasional dan menggunakan hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatan data yang telah ada. Keuntungan dari steruktur relasional bagi CBIS adalah fleksibilitas yang ditawarkannya dalam rancangan dan penggunaan database. Pemakai dan spesialis informasi dibebaskan dari keharusan mengidentifikasi semua informasi yang diperlukan sebelum menciptakan database.

PERANGKAT LUNAK DATABASE

Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit disebut sistem manajemen  database (database management system)- DBMS. IDS dari General Electric adalah contoh pertamanya, dan kemudian diikuti oleh usaha serupa dari pemasok perangkat keras dan perangkat lunak lain. DBMS berbasis komputer mikro pertama yang sangat berpengaruh adalah dBASE II, III dan IV . selanjutnya pengembangan DBMS berfokus pada pasar komputer mikro dan telah menerapkan struktur relasional. Microsoft Access adalah suatu contoh sistem manajemen database relasional untuk komputer mikro.

MENCIPTAKAN DATABASE

Proses menciptakan database mencakup tiga langkah utama. Pertama anda  menentukan data yang dibutuhkan. Kedua anda menjelaskan data tersebut. Ketiga memasukkan data ke dalam database.

1)       Menentukan Kebutuhan Data

Definisi  dari kebutuhan data adalah langkah kunci dalam CBIS. Ada dua pendekatan dasar yaitu:

Pendekatan Berorientasi Masalah, Saat perusahaan mengambil pendekatan berorientasi masalah, mereka mengikuti urutan langkah-langkah yang telah ditetapkan. Pertama, masalah didefinisikan. Kemudian, keputusan yang diperlukan untuk memecahkan masalah didefinisikan, dan untuk tiap keputusan didefinisikan informasi yang diperlukan. Selanjutnya, pemrosesan yang diperlukan untuk menghasilkan informasi ditentukan dan akhirnya data yang diperlukan oleh pemrosesan ditetapkan.

Pendekatan Model Perusahaan, Pendekatan ini untuk mengatasi kelemahan pendekatan yang pertama (sukar mengaitkan data suatu sistem ke data sistem lain). Kelemahan ini diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam database. Usaha pengembangan sistem selanjutnya kemudian mengambil data yang telah ada dalam database.

2)        Menjelaskan Data

Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, maka elemen data tersebut dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary). Kamus data adalah suatu ensiklopedi dari informasi mengenai tiap elemen data.

Sistem Kamus Data,  kamus data berupa kertas atau file komputer. Jika berupa file, perangkat lunak khusus diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya. Perangkat lunak tersebut disebut sistem kamus data (data dictionary system) ata DDS. DDS dapat diperoleh sebagai paket perangkat lunak terpisah atau sebagai modul-modul didalam sistem seperti DBMS dan peralatan computer aided software engineering (CASE).

Data Description Language, setelah kamus data diciptakan, penjelasannya harus dimasukkan dalam DBMS. DBMS menyertakan data description language (DDL) yang digunakan untuk menjelaskan data. DDL menggunakan kamus data untuk menghasilkan skema. Skema bukanlah data itu sendiri tetapi penjelasan dari data. Skema biasanya menentukan atribut atau karakteristik data seperti :

·      Nama elemen data

·      Alias ( nama lain yang digunakan untuk elemen data yang sama)

·      Jenis data (angka, abjad, dan lain-lain)

·      Jumlah posisi

·      Jumlah posisi decimal (hanya untuk data angka)

·      Berbagai aturan integritas data

Istilah subskema digunakan untuk subset dari keseluruhan deskripsi yang berhubungan dengan pemakai tertentu. Tiap pemakai memiliki kebutuhan data khusus, dan deskripsi elemen-elemen data tersebut diwakili oleh satu atau beberapa sebskema.

3)       Memasukkan Data

Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan kedalam database. Hal ini dapat dilakukan dengan memasukkan data langsung ke dalam DBMS, membaca data dari pita atau piringan atau menscan data secara optis. Data siap untuk digunakan setelah berada dalam database.

MENGGUNAKAN DATABASE

Pemakai database dapat berupa orang atau program aplikasi. Orang biasanya menggunakan database dari terminal dan mengambil data dan informasi dengan menggunakan query language. Query adalah permintaan informasi dari database, dan query language adalah bahasa khusus yang user friendly yang memungkinkan komputer menjawab query.

Peristiwa DBMS

Peristiwa yang terjadi saat program aplikasi mengambil data dari database, diilustrasikan dalam gambar diatas. Ada tujuh langkah dalam DBMS yaitu:

Ø Data Manipulation Language (DML)  menentukan bagi DBMS data apa yang diperlukan.

Ø DBMS memeriksa skema dan subskema untuk menguji bahwa data ada dalam database.

Ø DBMS meneruskan permintaan data ke sistem operasi.

Ø DBMS mengambil data dan memasukkannya ke dalam area penyimpanan buffer khusus dalam penyimpanan primer.

Ø Data tersebut ditransfer ke dalam area input program aplikasi.

Ø DBMS mengembalikan pengendalian ke program aplikasi.

Ø Program aplikasi menggunakan data.

SUATU MODEL DBMS

Model yang menunjukkan elemen-elemen utama DBMS digambarkan dalam gambar diatas. Elemen – elemen tersebut meliputi data description language processor, performance statistics processor, modul backup/recovery, dan manajer database.

a. Data Description Language Prosessor, mengubah kamus data menjadi skema database. Ini merupakan DDL yang telah dijelaskan sebelumnya. Semua DBMS memiliki DDL.

b. Performance Statistics Processor, memelihara statistik yang mengidentifikasi data apa yang sedang digunakan, siapa yang menggunakannya, kapan diguanakan dan seterusnya. Statistik ini digunakan dalam mengelola database. DBMS berbasis komputer mikro biasanya tidak menyertakan elemen ini.

c. Modul Backup/ Recovery, secara periodik, misalnya harian, dibuat suatu backup copy dari database. Apabila terjadi kerusakan database, maka backup database merekonstruksi database tersebut . modul backup/recovery menyelesaikan rekonstruksi tersebut.

d.  Manajer Database, adalah elemen paling penting karena menangani permintaan data para pemakai. Query language dan DML adalah bagian dari manajer database. Manajer database juga menghasilkan statistik kinerja yang diproses oleh performance statistics processor dan log transaksi diproses oleh modul backup/recovery. Semua DBMS menyertakan elemen ini.

PENGELOLA DATABASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola database (Database Administrator atau DBA ). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama, yaitu perencanaan, penerapan, operasi dan keamanan.

ü     Perencanaan database meliputi bekerja sama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu, DBA berperan penting dalam memilih DBMS.

ü    Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.

ü  Operasi database mencakup menawarkan program pendidikan kepada pemakai database dan menyediakan bantuan saat diperlukan.

ü     Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu, DBA memastikan bahwa database tetap aman.

MENEMPATKAN DATABASE DAN DBMS DALAM PERSPEKTIF

DBMS memungkinkan untuk menciptakan database dalam penyimpanan akses langsung komputer memelihara isinya dan menyediakan isi tersebut bagi pemakai tanpa pemrograman khusus yang mahal. Saat perusahaan atau pemakai individu memutuskan apakah akan menggunakan, keuntungan dan kerugiannya harus dipertimbangkan.

Keuntungan DBMS

a.    Mengurangi pengulangan data.

b.    Mencapai independensi data.

c.    Mengintegrasikan data dari beberapa file.

d.   Mengambil data dan informasi secara cepat.

e.    Meningkatkan keamanan.

Kerugian DBMS

a.    Memperoleh perangkat lunak yang mahal

b.    Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar

c.    Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA.

Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah. Namun mereka memberikan dasar-dasar penggunaan komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis informasi dan pemakai.

 

 KOMUNIKASI DATA

Komunikasi data adalah proses pengiriman dan penerimaan data/informasi dari dua atau lebih device (alat,seperti komputer/laptop/printer/dan alat komunikasi lain)yang terhubung dalam sebuah jaringan. Baik lokal maupun yang luas, seperti internet.

Secara umum ada dua jenis komunikasi data, yaitu:

Melalui Infrastruktur Terestrial

Menggunakan media kabel dan nirkabel sebagai aksesnya. Membutuhkan biaya yang tinggi untuk membangun infrastruktur jenis ini. Beberapa layanan yang termasuk teresterial antara lain: Sambungan Data Langsung (SDL), Frame Relay, VPN MultiService dan Sambungan Komunikasi Data Paket (SKDP).

Melalui Satelit

Menggunakan satelit sebagai aksesnya. Biasanya wilayah yang dicakup akses satelit lebih luas dan mampu menjangkau lokasi yang tidak memungkinkan dibangunnya infrastruktur terestrial namun membutuhkan waktu yang lama untuk berlangsungnya proses komunikasi. Kelemahan lain dari komunikasi via satelit adalah adanya gangguan yang disebabkan oleh radiasi gelombang matahari dan yang paling parah terjadi setiap 11 tahun sekali.

MODEL KOMUNIKASI DASAR

Berdasarkan bentuk-bentuk penerapannya, sistem komunikasi data dapat berupa Off-line, Communication System, dan On-line Communication System.

Sistem Komunikasi Off-Line

Offline Communication System adalah suatu sistem pengiriman data melalui fasilitas telekomunikasi dari satu lokasi ke pusat pengolah data, tetapi data yang dikirim tidak langsung diproses ke CPU (Central Processing Unit). Data yang akan diproses dibaca oleh terminal, kemudian dengan menggunakan modem, data tersebut dikirim melalui telekomunikasi. Di tempat tujuan data diterima juga oleh modem, kemudian oleh terminal, data disimpan ke alamat perekam seperti pada disket, magnetic tape, dan lain-lain. Dari alat perekam ini, nantinya dapat diproses oleh komputer. Jenis-jenis peralatan yang diperlukan dalam offline communication system, yaitu terminal, modem, sistem komputer dan jalur komunikasi.

Sistem Komunikasi On-Line

Online Communication System dapat berbentuk :

Realtime system

Sistem Real Time merupakan suatu sistem pengolahan data yang membutuhkan tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi. Pada sistem Real Time, pengolahan data harus berpusat pada CPU yang relatif besar karena sistem ini didukung dengan sistem operasi yang rumit dan sistem aplikasi yang panjang dan kompleks.

Batch processing system

Batch Processing System merupakan teknik pengolahan data dengan menumpuk data terlebih dahulu dan diatur pengelompokan data tersebut dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Jadi pada dasarnya, sistem ini akan memproses suatu data setelah data itu terkumpul atau tertumpuk telebih dahulu.

Timesharing system

Time Sharing System adalah suatu teknik penggunaan online sistem oleh beberapa pemakai. Disebabkan waktu perkembangan proses CPU semakin cepat, sedangkan alat input/output tidak dapat mengimbangi kecepatan dari CPU, maka kecepatan dari CPU dapat digunakan secara efisien dengan melayani beberapa alat I/O secara bergantian.

Distributed data processing system

Distributed Data Processing System dapat didefinisikan sebagai suatu sistem komputer interaktif yang terpencar secara geografis dan dihubungkan dengan jalur telekomunikasi dan setiap komputer mampu memproses data secara mandiri dan mempunyai kemampuan berhubungan dengan komputer lain dalam suatu sistem.

KOMUNIKASI DATA PADA KOMPUTER

Komputer atau prosesor yang dibutuhkan untuk sistem komunikasi data agak berbeda dengan prosesor untuk pengolah data. Banyak komputer dapat melayani kegiatan komunikasi data, asal saja perangkat keras dapat mengambil alih tugas yang kurang dapat dikerjakan secara efisien oleh prosesor tsb. Kebutuhan utama prosesor pada komunikasi data ialah mengolah data yang datang secara cepat dalam sistem real-time. Peralatan yang digunakan untuk melakukan interaksi / komunikasi dibedakan atas (peralatan inter aksi) :

·       Data Communication Equipment – DCE, untuk menyalurkan informasi antar lokasi.

·       Data Terminal Equipment – DTE, merupakan peralatan tempat informasi masuk dan keluar bagi pemakai maupun komputer.

Di dalam sistem komunikasi data ada sistem yang mengatur hubungan dengan peralatan komunikasi data. Peralatan ini disebut Data Communication Controller Unit – DCCU.

Tugas dari DCCU antara lain :

·       Membentuk antar muka antara sistem input/output bus dan modem;

·       Mengendalikan sinyal antarmuka modem dan konversi level sinyal agar sesuai dengan antarmuka;

·       Mengubah data yang akan dikirimkan menjadi serial dan sebaliknya;

·       Untuk peralatan sinkron terdapat buffer, dan kendali berita antara 2 stasiun dilakukan oleh DCCU;

·       Mengatur error recovery dengan mekanismeretry;

·       Melakukan konversi sandi bilamana perlu;Melakukan sinkronisasi karakter baik dengan cara start/stop maupun dengan karakter SYN;

·       Melakukan bit sinkronisasi untuk controller asinkron. Kadang kala controller sinkron juga dapat melakukannya dengan internal clock;

·       Melakukan pengujian kesalahan (parity, longitudinal atau BCC);

·       Mengendalikan prosedur dengan melacak karakter transmission control.

2.4. PERALATAN KOMUNIKASI DATA

Komunikasi data adalah transmisi data elektronik melalui beberapa media. Media tersebut berupa kabel koaksial, fiber optic, microwave,dsb.

Fungsi Sistem Komunikasi Data :

1.     Memberikan Informasi kepada oaring yang tepat dalam waktu yang tepat.

2.     Memperoleh data bisnis selagi data tersebut dibuat (online)

3.     Sistem komunikasi data memungkinkan orang dan bisnis yang mempunyai lokasi geografi berlainan dapat saling berkomunukasi.

Tiga Komponen Utama :

·       Sumber Komunikasi

·       Media Komunikasi

·       Penerima

Pengertian Jaringan :

·       Jaringan adalah seri dari beberapa point yang dihubungkan oleh beberapa jenis saluran komunikasi.

·       Jaringan komunikasi data merupakan kumpulan sirkuit komunikasi data yang dikelola sebagai kesatuan tunggal.

Terminal :

Workstation Mikrokomputer
Mikro computer untuk tujuan umum atau workstation input/ output dengan sirkuit pintar dan CPU.

Terminal Remote Entry Job
Terminal yang digunakan secara batch dengan menggunakan punched card.

Terminal Facsimile (FAX)
Terminal yang dapat mentransmisikan gambar yang tepat dari dokumen hard copy melalui jalur telepon dan sirkuit satelit di seluruh dunia

Terminal POS (Point Of Sale)
Terminal yang biasa digunakan di supermarket, toko-toko dan departemen store. Terminal tsb dilengkapi dengan sistem untuk transaksi pembelian dan memungkinkan database untuk merefleksikan status perusahaan pada saat itu.

Terminal Dumb / Intelligent
Terminal Dumb adalah terminal video yang tidak ikut ambil bagian dalam pengontrolan dan pemrosesan tugas. Terminal Intelligent dilengkapi dengan CPU. Semua terminal diatas kecuali fax dapat berupa terminal dumb atau intelligent.

MODEM : Modem adalah alat elektronik yang dapat mengubah (memodulasi) komunikasi digital antara computer ke dalam nada yang dapat ditransmisikan melalui jalur telepon. Data yang diterima kemudian diubah dari suara ke informasi digital.

Unit Pengontrol Cluster : Alat ini digunakan untuk membuat sambungan antara terminal yang dikontrol dengan peralatan lain.

Multiplexter : Alat yang memungkinkan penggantian beberapa jalur transmisikecepatan rendah dengan jalur transmisi berkecepatan tinggi.

Front-End Processor : Front-End Processor melakukan lalu lintas komunikasi data yang masuk dan keluar. Kedua peralatan tersebut dapat berbeda jenis, konfigurasi yang umum adalah jenis khusus minicomputer yang berfungsi sebagai front-end processor dan mainframe sebagai host.

Host : Host memproses pesan datacom yang masuk setelah diproses data dapat ditransmisikan kembali ke front-end processor.

SOFTWARE KOMUNIKASI DATA

Seperti perangkat keras komputer, perangkat keras datacom tidak mempunyai arti apa-apa tanpa perangkat lunak komunikasi. Karena perangkat lunak memungkinkan semua unit perangkat keras datacom bekerja sebagai satu sistem. Sebagian besar perangkat lunak berada dalam host dan front end processor, dan sebagian dapat berada pada cluster control unit dan terminal.

Perangkat lunak yang berada pada host, berfungsi :

1.     Menempatkan pesan dalam suatu urutan tertentu berdasarkan prioritas.

2.     Mengamankan catatan (log) dari setiap terminal dan memeriksa apakah suatu terminal berwenang untuk mengerjakan tugas yang diminta.

3.     Menghubungkan jaringan datacom dengan sistem manajemen database

4.     Mengamankan gangguan sewaktu listrik pada dengan menyimpan status penyimpanan primer secara periodik.

Perangkat lunak dalam front end processor, berfungsi :

1.     menanyai dan menentukan terminal secara berurutan apakah terminal tersebut ingin menggunakan saluran.

2.     Memelihara catatan dengan memberikan waktu dan tanggal pada tiap pesan dan penomorannya.

3.     Mengubah kode dari satu jenis peralatan (misalnya IBM ) kejenis lain (misal DEC).

4.     Menyunting data

5.     Menambah dan menghapus kode routing.

6.     Memelihara file historis, termasuk memulihkan dari gangguan.

7.     Memelihara statistik atas penggunaan jaringan.

MANAJER JARINGAN

Penggolongan jaringan dapat digolongkan atas 4 macam kriteria, yakni berdasarkan pada:

1. Cara penyambungan, Ada dua cara, yakni :

a. Switched

Route yang diambil oleh pengirim guna mengirimkan informasi ke penerima tidak tetap. Pengiriman pertama dapat melalui suatu route tertentu sedangkan pengiriman berikutnya dapat melalui route lain. Hubungan hanya terbentk saat ada informasi yang hendak disalurkan (secara fisik tidak ada hubungan tetap antara kedua simpul).

b. Non Switched

Jalur pengiriman informasi selalu tetap, dengan 2 maca bentuk dasar yaitu titik ke titik dan multidrop.

2. Struktur (Topologi)

Adalah cara bagaimana simpul atau pusat di dalam jaringan tersebut saling terhubung. Topologi (konfigurasi) yang umum yaitu :

Bus : Semua simpul mempunyai kemungkinan yang sama untuk berhubungan dengan simpul lain. Jaringan tidak tergantung dari satu pusat. Bila salah satu simpul rusak sistem tetap beroperasi. Jaringan memerlukan perangkat lunak yang lebih canggih untuk mengatur keadaan jika pada saat yang bersamaan dua atau lebih simpul hendak melakukan hubungan.

Star : Kontrol dipusatkan, semua link harus melalui pusat (stasiun primer) yang menyalurkan data tersebut ke simpul (terminal) atau secondary station yang dipilih. Setelah hubungan jaringan dimulai oleh pusat maka terminal seakru-waktu dapat mempergunakan hubungan jaringan tersebut tanpa harus menunggu perintah dari komputer pusat (server). Bila pusat terganggu maka saluran hubungan terganggu.

Ring : Setiap simpul dihubungkan dengan bentuk lingkaran. Setiap simpul mempunyai tingkatan yang sama. Jaringan disebut juga loop network. Data dikirimkan ke tiap-tiap simpul dan simpul yang dituju akan menerima data. Apabila salah satu simpul tidak bekerja maka hubungan komunikasi akan terputus sehingga sebagian dari pusat atau simpul idak dapat berkomunikasi. Hal tersebut dapat diselesaikan dengan melakukan proses by pass (simpul yang tidak bekerja dihindari).

Tree : Disebut juga dengan multi level hierarchical network. Mempunyai beberapa tingkatan simpul. Pusat atau simpul yang lebih tinggi tingkatannya dapat mengatur simpul lain yang lebih rendah tingkatannya. Data dikirimkan dari pusat yang satu ke pusat yang lain melalui tingkatan simpul-simpul tersebut sebelum sampai ke tujuan. Bila pusat yang lebih tinggi tidak bekerja maka simpul yang berada langsung di bawahnya tidak dapt dihubungi. Sehingga jaringan sangat tergantung pada pusat yang tertinggi tingkatannya.

Hybrid : Merupakan topologi yang merupakan kombinasi dari topologi yang ada.

3. Cara Komunikasi Yang Digunakan

Jaringan mengenal dua macam cara komunikasi, yaitu :

Broadcast : Semua data yang hendak dikirimkan akan dikirimkan ke semua penerima. Hanya penerima yang dituju akan bereaksi terhadap data yang diterimanya, berarti setiap data yang dikirimkan harus disertai “alamat” yang ditujunya.

Titik ke titik : Hanya simpul yang dituju akan menerima atau mengirimkan data.

4. Teknologi Switching

Sesuai dengan perkembangan teknologi switching maka jenis jaringan dapat dibagi sesuai dengan teknologi tersebut, yaitu :

Circuit switching : Hubungan secara real time. Sebelum data dapat dikirimkan, sambungan dengan tempat tujuan harus dibuat terlebih dahulu. Informasi langsung dikirimkan bila hubungan telah terbentuk. Kalau simpul itu tidak dapat dihubungi maka informasi tidak dapat dikirimkan.

Store dan forward : Kalau hubungan ke simpul yang dituju tidak dapat dibentuk, informasi masih dapat dikirimkan. Informasi tersebut akan disimpan terlebih dahulu dan kemudian dikirimkan ke tempat tujuan bila hubungan dapat dibentuk.

Message switching : Yang disalurkan umumnya berita.

Packet switching : Data dipecah dalam bentuk paket yang formatnya telah ditentukan

.

PERANAN KOMUNIKASI DATA DALAM PEMECAHAN MASALAH

1.     Dengan jaringan komunikasi data yang baik, suatu perusahaan dapat mengejar strategi pengambilan keputusan sentralisasi atau desentraliasi.

2.     Pada sentralisasi pengambilan keputusan, semua keputusan penting dibuat oleh manajemen puncak di kantor pusat.

3.     Pada desentralisasi pengambilan keputusan, manajemen puncak mendelegasikan wewenang untuk membuat keputusan kepada manajer tingkat yang lebih bawah.