Sistem Informasi Manajemen 1 #

Pertemuan ke 9 :

Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi

Keamanan Sistem

Keamanan Sistem mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.

Tujuan-tujuan Keamanan ; dimaksudkan untuk mencapai 3 tujuan utama , yaitu :

1. Kerahasiaan, perusahaan berusaha melindungi data dan informasi dari orang-orang yang tidak berhak.

2. Ketersediaan, tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya.

3. Integritas, semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.

Pengendalian Akses ; dicapai melalui suatu proses 3 langkah, yang mencakup :

1. Indentifikasi User.

2. Pembuktian Keaslian User.

3. Otorisasi User.

Strategi Pengulangan Biaya Manajemen Informasi

Strategi yang paling banyak dimanfaatkan adalah :

1. Strategi Konsolidasi, dapat diikuti dengan mengurangi jumlah lokasi sumber daya informasi yang terpisah. Alasannya adalah sejumlah kecil pemusatan sumber daya yang besar dapat beroperasi lebih efisien dari pada banyak pemusatan sumber daya yang kecil.

2. Downsizing, adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Dalam beberapa kasus, platform yang lebih kecil tetap berada dalam IS, dan dalam kasus lain ditempatkan di area pemakai. Pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya ini disebut Smartsizing. Keuntungan downsizing : sistem yang user friendly.

3. Outsourcing, ukuran pemotongan biaya yang dapat berdampak lebih besar bagi IS dari pada downsizing adalah outsourcing. Outsourcing adalah mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.

Jasa-jasa yang ditawarkan Outsourcers mencakup :

q Entry data dan pengolahan sederhana.

q Kontrak pemrograman.

q Manajemen fasilitas, operasi lengkap dari suatu pusat komputer.

q Integrasi sistem, adalah kinerja semua tugas-tugas siklus hidup pengembangan sistem.

q Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanana atau pemulihan dari bencana.

Pentingnya pengendalian Sistem Informasi

Untuk berfungsi secara efektif dan efisien, sebuah business harus mempunyai sistem informasi manajemen yang valid, akurat, lengkap, tepat waktu dan tepat guna. Dengan demikian manajemen, aktor yang menjadi pemegang peranan penting dari keberhasilan sesuatu perusahaan, dapat mengambil keputusan yang optimal berdasarkan informasi yang dapat diandalkan. Sesuai dengan laju perkembangan teknologi informasi, sistem informasi manajemen masa kini pada umumnya telah didukung oleh komputer di dalam suatu kegiatan usaha adalah sangat tergantung pada situasi dan kondisi dari masing-masing perusahaan. Ada perusahaan yang tidak bisa berfungsi sama sekali kalau komputernya macet, karena memekai sistem informasi manajemen yang sangat bergantung pada komputer (computer dominant firm); dan ada pula perusahaan yang tetap bisa beroperasi seperti biasa, meskipun komputernya musnah terkena bencana, sebab sistem informasi manajemennya memang kurang bergantung pada peran komputer (computer minor firm).

Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi yang terdiri dari :

Kontrol proses pengembangan

Model Sistem Informasi Sumber Daya Informasi

Pengertian :

Sistem yang menyediakan informasi mengenai sumber daya informasi perusahaan kepada para pemakai diseluruh perusahaan.

Subsistem Input :

1. Sistem Informasi Akuntansi ; mengumpulkan data internal yang menjelaskan unit jasa informasi dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi unit tersebut dengan para pemasoknya.

2. Subsistem Riset Sumber Daya Informasi ; menjelaskan kegiatan yang terdiri dari proyek-proyek riset didalam perusahaan yang selanjutnya menentukan kebutuhan user dan kepuasan user.

3. Subsistem Intelijen Sumber Daya Informasi ; menjelaskan fungsi yang berhubungan dengan pengumpulan informasi dan elemen-elemen di lingkungan perusahaan khususnya elemen-elemen yang berinteraksi dengan jasa informasi.

Elemen-elemen ini meliputi :

q Pemerintah.

q Pemasok.

q Serikat Pekerja.

q Masyarakat Global.

q Pelanggan.

q Pesaing.

q Masyarakat Keuangan.

q Pemegang Saham.

Subsistem Output :

1. Subsistem Perangkat Keras ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat keras. Perangkat Lunak yang digunakan dalam subsistem ini dapat berupa query language, pembuatan laporan dan model matematika.

2. Subsistem Perangkat Lunak ; menyiapkan output informasi yang menjelaskan sumber daya perangkat lunak. Output informasi terutama berbentuk jawaban atas database query dan laporan periodik.

3. Subsistem Sumber Daya Manusia ; menyediakan informasi tentang para spesialis informasi perusahaan.

4. Subsistem Data dan Informasi ; menyiapkan output yang menjelaskan sumber daya data dan informasi yang berada di database pusat.

5. Subsistem Sumber Daya Terintegrasi ; menyatukan informasi yang menjelaskan sumber daya hardware, software, SDM serta data dan informasi.

Mencapai Kualitas Manajemen Jasa Informasi

Konsep TQM (Total Quality Management) sering diasosiasikan dengen proses manufaktur. Namun dasar yang sama dapat diterapkan pada produk dan jasa apapun termasuk yang ditawarkan oleh IS.

Kontrol desain sistem

Kontrol pengoperasian sistem

Kontrol pengoperasian system didasarkan pada struktur organisasional dari departemen operasi, aktivitas dari unit yang ada dalam departemen tersebut.

Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi lima area :

Struktur organisasional

Kontrol perpustakaan

Pemeliharaan peralatan

Kontrol lingkungan dan kemanan fasilitas

Perencanaan disaster, meliputi area :

Rencana keadaan darurat (emergency plan)

Rencana back-up

Rencana record penting (vital record plan)

Rencana recovery (recovery plan)

Pertemuan 10 & 11 :

Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer

Implementasi sistem informasi berbasis komputer merupakan aktivitas yang berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak, uang dan peralatan dalam jumlah yang besar, dan waktu yang panjang.

Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer juga mempunyai manfaat, yaitu:

• Memberikan dasar pengontrolan.
• Mendefinisikan lingkup proyek;
• Mengatur urutan tugas;
• Mengetahui bidang masalah yang potensial;

Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle ± SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

Tahapan siklus hidup system yaitu :

REPORT THIS AD

REPORT THIS AD

Fase Perencanaan

Menunjukan setiap langkah yang harus dilakukan dan mengidentifikasi tanggung jawab manajer dan spesialis informasi dalam hal ini adalah analis system. Fase ini dimulai dengan mendefinisikan masalah dan dilanjutkan dengan sistem penunjukan objektif dan paksaan. Di sini sistem analis memimpin studi yang mungkin terjadi dan mengemukakan pelaksanaannya pada manajer.

Fase Analisis dan Desain

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
Adapun tahapanya yaitu:

1. Mengumumkan Penelitian Sistem
2. Mengorganisasikan Tim Proyek
3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
4. Mendefinisikan Kinerja Sistem
5. Menyiapkan Usulan Rancangan
6. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

Fase Implementasi

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

• Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.
• Mengimplementasikan sistem yang baru.
• Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah :

Programming & Testing 

1. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar.
2. Hasil : Coding program dan spesifikasi program.

REPORT THIS AD

Training

1. Tujuan : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan dengan pelatihan (buku-buku panduan sistem).
2. Hasil : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan sebagainya.

System Changeover

1. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization).
2. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).

Fase Operasi

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

1. Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.

2. Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

3. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan sistem

REPORT THIS AD

REPORT THIS AD

4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.

5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.

Prototyping

Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan menghasilkan prototype (prototyping). Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :

Prototype jenis I, sesungguhnya akan menjadi sistem operasional.

Prototype jenis II, merupakan suatu model yang berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional.

Daya tarik prototype, yaitu :

1. Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.
2. Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
3. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
4. Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
5. Penerapan lebih mudah.

Potensi kegagalan prototype, yaitu :

1. Bersifat tergesa-gesa.
2. Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
3. Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
4. User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.

REPORT THIS AD

REPORT THIS AD

Penerapannya mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :

1. Risiko tinggi
2. Pertimbangan interaksi pemakai
3. Jumlah pemakai banyak
4. Dibutuhkan penyelesaian yang cepat
5. Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
6. Sistem yang inovatif
7. Perilaku pemakai yang sukar ditebak.

Pengembangan Aplikasi Cepat (rapid application development – RAD)

RAD merupakan seperangkat strategi, metodologi dan peralatan yang terintegrasi dalam satu kerangka kerja menyeluruh (information engineering – IE).

Metodologi RAD akan memberi respon yang cepat terhadap kebutuhan pemakai, tetapi dengan lingkup yang lebih luas.

Unsur-unsur penting RAD, yaitu :

• Manajemen, harus mendukung RAD sepenuhnya dan menyediakan lingkungan kerja yang membuat kegiatan tersebut sangat menyenangkan.
• Manusia, dibentuk beberapa Tim yang terspesialisasi yang dikenal dengan istilah SWAT (Skilled with advanced tools).
• Metodologi, yaitu siklus hidup RAD yang terdiri dari perencanaan kebutuhan, rancangan pemakai, konstruksi, dan cutover.
• Peralatan, terdiri dari bahasa pemrograman generasi ke-4 dan peralatan CASE (computer aided software engineering)

Pertemuan ke 12 :

Manajemen Sumber Informasi (IRM)

Berbagai Pandangan Tentang IRM

IRM (Information Resources Manajemen) adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Jika ingin menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu CIO bagian computer melaporkan kepada pimpinan, lalu CIO turut ambil bagian dalam menyusun rencana untuk organisasi kemudian rencana jangka panjang itu dibuat untuk kebutuhan informasi. Tipe-tipe dari sumber informasi, yaitu Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.  Hubungan dengan CBIS adalah untuk memberi dukungan kpd manajer utuk mengontrol area operasinya. Terdapat pendekatan perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) atau SPIR. Hasil dari SPIR adalah suatu rencana yang mengidentifikasi kebutuhan sumber daya informasi bagi tiap subsistem CBIS untuk periode yang tercakup dalam jangka waktu perencaaan strategis.

Tipe-tipe dari sumber informasi :
Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

 Informasi Sebagai Sumber Strategis

• Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
• Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :
- Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen
-  Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya
-  Pentingnya efisiensi operasi internal
IOS (Interorganizational Information System)
- IOS merupakan sistem informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan
- IOS fasilitator bertugas : menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam sistem tsb mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

CIO (Chief Information Officer)
-  Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan & memberi laporan langsung ke eksekutif.
-  Sebutan lain dari CIO : Direktur SIM, Vice President SIM
Tugas CIO :
- Mempelajari bisnis & teknologinya
- Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen
- Fokus memperbaiki proses bisnis dasar
- Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis
- Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.

Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

Jika informasi akan digunakan sebagai untuk mendapatkan keuntungan kompetitif. Ada tiga tahap yaitu :
1. Era Perencanaan Pra Is Strategis
Yaitu perencanaan sumber informasi yang pertama dilakukan oleh manjer dari unit pelayanaan informasi.

2. Era Spir Awal
Yaitu melakukan pedekataan atau cara top-down terhadap perencanaan dengan menyari bahwa langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi.

3. Era Modern
Yaitu mengunakan sumber –sumber informasinya,namun status sumber-sumber tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan organisasi.

Manajemen dan Strategis End User Computing

Manajemen dan Strategi End User Computing

Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan. Perencanaan manajemen puncak dari suatu perusahaan yang akan menetapkan penggunaan komputerisasi yang akan berguna untuk mengetahui penciptaan sumber informasi dan pengelolaannya Information resources management (IRM), jika perusahaan akan menerapkan IRM maka harus ada tiga unsur, yaitu :

1.     Eksekutif puncak bagian komputer melaporkan secara langsung kepada pimpinan yang disebut Chief Information Officer (CIO).

2.     CIO turut ambil bagian dengan Eksekutif lain dalam menyusun rencana jangka panjang untuk organisasi.

3.     Rencana jangka panjang harus dibuat agar kebutuhan informasi dapat memberi kepuasan pelayanan melalui komputerisasi personal.

  JENIS END-USER

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis.
End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan bantuan teknis.
User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan membuat laporan khusus.

Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.
Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.
Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.
Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user. Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

    Strategi End User Computing
Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi tersebut.